四人使用罗技产品参加视频会议的图片

鉴于许多企业从办公室办公向远程办公转变的速度如此之快,我们就可以理解 IT 始终致力于让员工保持工作效率和生产力的努力。无论采取何种必要手段,业务连续性都是首要任务。

但是,随着隔离措施的持续以及办公室工作人员逐渐适应居家办公,IT 负责人的需求已超出了关键需求。IT 负责人之间的对话主题已经转向了远程办公体验。

根据 CIO.com 最近对 400 位 IT 负责人的一项调查,“改善办公体验”与“数字化转型”并列成为他们的第一要务。负责人们了解员工满意度的重要性。他们知道,用户体验是衡量 IT 成功与否的标准,而在这个过渡时期,糟糕的体验可能会给 IT 带来一系列代价高昂的问题。

为解决潜在问题,IT 负责人可以立即采取措施,以确保远程办公者无论在家里还是在办公室中,都能拥有正确高效办公所需的合适工具。

解决远程员工的担忧

对于许多员工而言,过渡为居家办公并不容易。远程办公相关的系统、流程和策略未提前构建妥善。结果,商业用户通常会尽其所能,包括采用新的应用程序和工具来帮助他们与远程同事进行协作。

对于 IT 部门而言,这可能很快会成为令他们头疼的问题,并为提供支持和安全性带来麻烦。初次远程办公的员工试图在家中解决所有问题,无法独自解决问题时,他们就会主动寻求帮助。当员工开始使用未经批准的应用程序时,安全性也随之成为 IT 部门关注的问题。

员工的意图当然并非出于恶意。实际上,他们十分希望 IT 部门为远程办公的协作工具提供指导。他们应该使用哪种视频会议软件?哪种协作和聊天应用程序最合适?他们是否应使用网络摄像头?耳机麦克风对抑制背景噪音是否有帮助?等等。

考虑到用户体验对于生产力、效率和工作满意度的重要性,现在是时候考虑将网络摄像头和耳机麦克风添加到发布给员工的标准工具中了。这些协作工具是专为视频会议而设计的,可以提高会议的效率和对与会者的正面评价。

  • 耳机麦克风不仅可以改善佩戴者与会时的声音体验,对会议中的其他人也有益处。它们让大家可以顺畅沟通。

  • 具有高清分辨率和调光功能的高品质网络摄像头可以帮助用户在镜头中光彩照人,有效提高用户的使用体验。

 

轻松过渡回办公室办公

在可预见的未来,大多数办公室员工很有可能至少有一段时间会远程办公。随着员工们的回归,办公环境可能会变得大不相同。IT 团队可以利用过渡时期主动为视频的广泛采用做好准备。

多数分析家一致认为,视频会议将在会议中扮演更重要的角色,而这主要是由寻求更好会议体验的企业用户推动的。从未或很少使用视频会议的员工现在看到了在会议中应用视频功能的价值,并且将更倾向于使用视频进行协作。 

一致的视频会议体验可以使远程办公和办公室办公之间的转换变得更加容易。为员工提供首选视频应用程序的企业许可将有助于确保每个人都可以快速安排、开始和管理会议,无论是在办公室还是在家中。此外,在办公桌和会议室部署一致的平台可以简化员工的学习成本,提高效率。

对于许多组织而言,提供视频会议是保持员工健康和社交距离的重要目标的一部分。IT 支持此目标的一种方法是监控会议室的使用和占用情况,确保会议室不会过度拥挤。罗技 Sync 等的远程设备管理工具可以提供有关房间利用率等指标的见解。

 

从用户采用到用户满意

在帮助用户选择或采用正确的协作工具之外,IT 部门还可以通过提供技术使用指南来提高用户满意度。例如一系列 YouTube 视频指南。指南不必很复杂。越简单越好。

IT 还可以协助其他团队(例如 HR)开发远程操作的最佳实践和策略。基本建议可包括如何提升视频通信技能,或者如何确保视频会议的安全

对于已经建立了居家办公实践和策略的公司和组织来说,这些建议可以提供强化效果。但是如果远程办公对员工来说是新的体验,那么及时的支持和指导将可以大幅改善他们的体验和满意度,并且可以防止那些可以避免的安全和支持问题。

归根结底,尽可能顺利地采用视频会议符合 IT 部门和组织的利益。优先考虑员工的满意度并创造一致的体验,就可以实现此目标。根据分析公司 Nemertes 的看法,“视频会议的成功是在系统被高度利用、提高生产力和满足组织整体协作需求的情况下实现的。”

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