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视频会议将继续存在。你是否已做好准备?

IT 部门如何主动为下一个常态做好准备

女士正在使用罗技产品进行视频会议

在过去的十多年中,随着跨国公司从面对面会议和电话会议转向视频会议,视频会议的占有率便一直在稳步增长。但正如我们所看到的,正如我们目前所面临的情况一样,各类危机事件会加速新技术的采用,并推动行为方式的永久性改变。视频会议正是这样的情况。       

问题是:你是否已为此做好准备?

对于负责配置和管理视频会议系统的 IT 人员来说,此刻代表着一个机会,可以领先于即将到来的对视频大规模应用的浪潮。大家在家中办公时,IT 团队可以利用这段时间专注于以下方面:

  • 运营准备
  • 新技术要求和预算
  • 远程设备管理工具

 

注意更新和其他操作要求。

在多数员工居家办公的情况下,这是确保会议室设备和系统更新状态的好时机,包括为视频会议设备更新软件和固件。是否已经启用了自动取景等新功能?考虑现在进行这些更新吧。还可以利用这段时间,在资源不足的情况下于预配置会议室进行视频会议。 

这也是检查安全策略和系统的好机会, 可以保护视频会议(和共享内容)免受入侵和不请自来者的侵害。

 

计划更多视频会议和相应预算。

随着商业用户从电话迅速转移向视频,并选择视频会议成为首选通信方式,用户们还需要新的硬件工具来支持其视频需求。这可能意味着以笔记本电脑取代桌面电脑,或者升级笔记本电脑以处理高运算量的视频软件。可以做出缩短笔记本电脑设备更新周期等决策,来满足此类需求。 

一旦用户认识到一个典型的家庭办公环境中不可预测的照明和噪音水平,他们很可能还会需要摄像头、耳机麦克风和其他外围设备来改善自己与他人的视频会议体验。 

当然,此类变化会影响到 IT 预算。对于通常于每年 7 月 1 日开始新财年的政府机构和组织,这是在居家办公设备订单量饱满之前审核 IT 预算并确定是否需要调整预算优先级的好时机。但是,每个企业都应考虑视频采用快速发展浪潮的影响,并确保其预算能够跟上这一形势。

 

考虑部署远程应用程序和设备管理工具。 

随着组织中会议室和设备数量的增加,采用远程设备管理工具将大有裨益。这些应用程序让你可以轻松配置和管理会议室、设备以及软件。你可以通过它们部署产品升级和错误修复,以确保系统和机房正常运行并保持最新状态。还能够实时查看会议室问题,以便在问题影响到会议之前将其解决。

当然,可以从远程位置加速这些任务,从而大幅减少站点访问量。

同样重要的是,远程设备管理工具可以提供关于房间利用率等指标的宝贵见解。此数据可用于改善会议安排和硬件配置。了解有关罗技视频会议远程设备管理工具的更多信息,请查看罗技 Sync

 

记录下最佳实践。

最后一个建议是,确保对采用商业视频功能的流程进行记录。对于许多组织而言,此举代表着对现有计划的提速。你可能需要根据优先级的变化和视频的快速采用来证明预算要求的合理性。为管理人员提供当前工作的可视性可以满足所提出的预算需求。

 

适应临时和永久的环境。

毫无疑问,最近的全球性事件推进了远程办公和居家办公的采纳趋势。尽管我们认识到当前的居家办公订单将随着环境的变化而发展,但我们不应期望一切都会恢复到此前的状态。显然,商务旅行将会大幅减少,随之而来的是更多的视频会议和更多的远程工作。 

对于这种情况,IT 负责人应采取积极的态度,并为更大范围的视频会议和视频采用做好准备。这样既可以协助满足用户需求,还可以大幅减少支持请求和故障单。

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