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IT 团队如何为迎接回归办公室的员工做准备

在多变的工作环境中实现协作

男士正在使用罗技产品进行视频会议

如果很难预测我们现在所处的状况,有这么多突然开始居家办公的员工,那么预测下一步会发生什么就几乎同样困难了。大家回到办公室后,工作环境如何?IT 团队应如何为从在家中或就地隔离过渡到既不同于此但又与以往有所不同的情况而做好充足准备?

为意料之外的情况做好准备

可以肯定地说,在可预见的未来,工作环境将是流动的,并且有些不可预测。居家办公产品订单正在缓慢增长,在不同地区的提升速度并不相同。在此过渡期间,公司将提供一些准则,以鼓励员工尽可能避免彼此(以及与客户、合作伙伴和供应商)的接触。2020 年以前高度密集的办公地点安排,很有可能会变成办公室和远程办公者的流动组合。

这是一个全新的状况,将为 IT 团队带来新的挑战。首先,IT 团队将需要响应得更加敏捷迅速,以支持快速发展的协作需求。他们需要对无法控制的情况做出迅速响应,并且这种情况可能每天都会发生变化。

尽管擅长于远程办公,但 IT 员工可能会收到很多来自于依赖技术(公司提供或自备)完成工作的员工提出的问题。为保持领先地位,IT 领导者应积极主动地进行技术部署和培训,以支持办公室和远程办公人员的配合。

 

优先考虑视频会议以实现业务连续性

尽管业务连续性仍然是 IT 的核心任务,但要实现该目标,现在将需要为远程员工提供更多的支持。而远程办公人员最需要的是与系统、应用程序(尤其是彼此)保持连接的能力。现在,协作至关重要。 

此外,对于不在同一个房间中的人们来说,视频会议正在成为大家会面的默认方式,并且此趋势将成为日常惯例。事实上,视频的采用率必将继续增长。随着员工越来越适应,公司也会意识到成本的节省。

了解此后的趋势,IT 负责人就可以采取措施确保其做好充足的准备。必须优先考虑视频会议室解决方案。此前,会议室主要用于进行面对面会议,偶尔才会使用视频会议。

展望未来,会议将通常包括通过视频参会的远程员工,现场只有数人。对于 IT 部门来说,这意味着视频会议必须始终保持正常运行。会议室失去视频,这不仅仅是不方便而已。这是在拖后腿。视频会议室解决方案对于保持业务的正常运转至关重要。

 

要认识到,每个空间都是潜在的视频会议室

每个房间,无论多么小,都应该支持视频功能。甚至私人的一对一会议也将越来越多地通过视频来处理。鉴于当前数目庞大的视频会议,IT 部门将需要自动化功能,并集中管理会议室及其包含的所有设备。幸运的是,有罗技 Sync 这样的工具可以满足这一需求。

 

重新调整预算以解决远程办公问题

在获取更多的视频会议室解决方案外,IT 还应准备提升其他领域的预算。例如,更多的员工在远程办公时会需要专用的网络摄像头和耳机麦克风。在当前的暂时隔离环境中,大家将充分利用自己已有的装备。但是在长期的远程办公 情况下,人们将需要专用于协作和沟通的设备。

IT 部门可能还需要为笔记本电脑和其他设备的更新周期制定预算。视频对电脑处理能力的需求不断增加,老式笔记本电脑在视频会议期间可能无法充分发挥作用。

在进行预算讨论时,以您对 IT 安全性的思考方式来考量这些额外的需求和预算要求,可能会有一定的帮助。应投资于反恶意软件和端点保护等技术,因与安全漏洞所带来的后果相比,进行前期投资的成本最低。

与此类似,如果能避免员工因为无法有效沟通而失去生产力的情况发生,那么很明显这项投资的回报是合理的。在当今的环境(以及未来的工作环境)中,视频将是有效协作的首选工具。

目前,一些人正在考虑返回办公室,而另一些人则继续进行远程办公,这正是 IT 负责人着手为流动的办公环境做准备的时刻,而在此类办公环境中,视频会议的需求只会增加。现在的投资,将获得长期的回报。

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