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保持视频会议安全性的居家办公小贴士

如何保护视频会议免受黑客和恶作剧的侵害

女士与男士正在使用罗技产品进行视频会议

 

如果您不熟悉视频会议,那么您可能会发现这是一种与他人联系并完成工作的好工具,尤其是双方无法亲自见面时。这也意味着,我们也很难忽略有关会议被黑客入侵的各种报道。也许您会担心遇到此类事件。

这里,我们为您提供一些考量:与普遍的看法恰恰相反,大多数“黑客”并不复杂。像大多犯罪分子一样,典型的黑客也更优先选择较容易的目标。这是个好消息,因为这意味着只要执行几个简单的步骤,我们就可以有效避免黑客和恶作剧破坏会议。

在本文中,我们将介绍 IT 团队和会议主持人可以遵循的步骤,以确保视频会议的安全性。

 

给会议主持人的提示

在许多组织中,IT 团队可以通过预先确定视频会议软件帐户中的设置来消除安全方面的隐患。如果对某项设置没有把握,最好先咨询这些内部专家。

除了咨询专家之外,您还需要熟悉要使用的视频会议应用程序的设置面板。确保您仔细地设置 IT 提供的可选功能,尤其是关于可加入您会议的人员以及如何接受其参加会议的相关功能。不同的视频软件应用程序为这两种类型的操作提供的选项不尽相同。我们将整体介绍一下。确保检查一下您偏好的视频应用程序,查看适合您的选项。

 

控制可参会人员

通常,视频会议应用程序让您可以作为主持人来确定可参会人员、可直接加入人员以及需要在“虚拟等候室”或“大厅”中等待加入的人员。

最低程度的控制性,是任何有会议链接的人都可以不受限制地加入会议。而最严格的控制性,是仅允许受邀访客加入,并且需要经过主持人批准。您可以通过以下选项实现对适合于会议的控制级别:

  • 为您主持的每个会议选择随机生成的会议 ID,不要使用您的个人会议室或 ID

  • 为与会者提供“大厅”或“等候室”,直到主持人加入会议或批准其加入

  • 设置参会密码

  • 将会议限制为仅受邀者可加入(一些视频应用程序中为默认设置)

  • 会议开始后便锁定会议,其他任何人员均不可加入

作为会议主持人,监控与会者列表,要求与会者提供身份证明并及时删除您不认识的人员也是个好办法。这些额外的预防措施对于大型或公开会议十分重要。

主持会议

除了管理可参会人员之外,您还需要考虑:

  • 共享内容的权限分配

  • 发言或打断发言的权限分配

  • 静音功能的权限分配

  • 发起会议录制和会后访问会议录像的权限分配

这些都是避免会议被恶意劫持的重要选项。

在较小的会议或协作会议中,通常允许所有人发言和共享内容。但是,在大型会议中,您可能会希望仅将这些权限交给正在发言的人员。在此情况下,大多数视频会议应用程序中可用的聊天功能是非演示参与者也可以参与的。您还可以考虑使用其他功能,例如以静音模式接纳与会者和关闭聊天功能。

 

给所有会议主持人和与会人员的通用建议

除上述建议外,主持人和与会人员在进行或参加视频会议时应遵循这些最佳实践。

  • 使用安全连接。连接至业务相关的视频会议时,请尽量避免使用不安全的网络。甚至家庭 Wi-Fi 都可能成为黑客的目标。通过公司的虚拟专用网络进行连接或设置自己的 VPN 有助于提升安全性。  

  • 保持软件的最新状态。这是一项基本建议,但是令人惊讶的是,很多人都未能更新其笔记本电脑和手机上的软件,或是保持视频会议软件的最新状态。(请参阅上述关于黑客更青睐于简单目标的说明!)

 

给 IT 团队的提示

作为 IT 负责人,您需要为最终用户启用功能并提供支持,这些最终用户对视频会议和安全性的了解程度各不相同。考虑到这一点,这里有两种实现最佳实践的方法。

  • 预先控制。采取主动的方法,可以提前避免许多最终用户可能遇到的安全问题。例如,执行软件自动更新将消除大多数安全问题。另外,请查看视频软件的管理控制台,确定对用户至关重要的安全功能,配置好这些设置并使它们不会被修改。

  • 培训最终用户,甚至可以不厌其烦地反复强调。您无法控制的事情,也许可以通过培训来改变。第一步是提供对于最终用户可行的简单且方便查找的培训内容。同时,通常应反复提醒关于软件培训、更新和安全变更的内容。我们的目标始终是让用户尽可能容易地理解并采取安全措施。

为避免可能发生的严重后果,很值得花一些时间让大家认识到,视频安全和隐私问题多为无意间发生的。一点沟通和一些理解,就可以让结果变得很不同。主动采取安全措施将使您或您的用户社区不再轻易成为黑客和恶作剧的目标。

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