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提升视频沟通技巧的居家办公小贴士

使用罗技 CC4000e 进行视频会议的图片展示

 

视频会议初上手?也许您已接触过 FaceTime,也许在虚拟的快乐时光里加入过朋友。像我们很多人一样,也许您只是想弄清楚这件事。

没什么问题。最近几个月,我们的工作和互动方式发生了巨大变化。不变的是良好沟通和协作的价值。尽管通过视频进行的交流可能不同于亲自进行的交流,但是如果我们遵循一些快速简便的技巧,我们可能会收获同样的效果。

 

认识到我们身处于一个不熟悉的环境。

让我们先确认一下我们的位置。远程工作对于我们许多人来说是一个突然的变化,我们还没有机会打造一个不受干扰的环境。

如果您正面对这个问题,不总是能够掌控您所处的空间,那么专家建议,最好是提前提醒对方您所处的情况和可能出现的干扰。例如:“只是想在我们开始之前让大家知道,我的孩子们和我在一起,他们可能会突然出现在我们面前。”或者:“我提前道个歉,如果我这边突然很吵然后就突然静音了。”

 

了解手中的技术产品。

您可以采取的理想步骤之一是,花一些时间了解这些技术。我们是指您的网络摄像头(如果有)、音箱和/或耳机麦克风,以及软件应用程序,无论是 Zoom、Microsoft Teams、Google Meet 还是其他提供商。查看聊天、静音和背景替换等功能,以确保您可以在重要会议期间根据需要快速打开和关闭这些选项。

从技术方面考量,请考虑使用专为视频会议设计的网络摄像头和耳机麦克风。当你传递信息时,你会吃惊于所能看到的清晰程度。

为了展示出色状态并避免糟糕的摄像头角度和取景,请将摄像头放置于视线平齐高度,并与面部保持舒适的距离。另外,当您不发言的时候,请一定要把音频静音以减少背景声音。注意这些小细节可能会极大地影响您的交流方式。

 

练习练习再练习

有人用起来如此简单!他们是如何做到的呢?

他们练习得多。您也可以。试着与家人开个会,或者单独开个会,录下您自己的讲话。现在,重新播放录音,看看您在别人面前的样子。照明怎么样?您能听到自己的声音吗?您身后的背景如何?不要害怕查看视频、播客和其他可以帮助您获得出色声音效果的线上技巧。

 

消除干扰

当您了解了技术、使用熟练并准备好主持会议的时候,你最不希望出现的事就是会议中断。一封电子邮件通知、一个意外的电话、一位家庭成员发来的短信,这些都会影响会议流程,造成分心。请考虑至少在会议期间关闭其他应用程序、使手机静音等。

 

让您在镜头中闪亮。

视频会议开始后,您可以使用以下几种技巧使自己像专业人士一样舒适和保持高参与度:

  • 直视摄像头,与交谈的人进行“眼神交流”。

  • 尽量避免低头看笔记或经常看向两侧。

  • 当与别人说话时,说出他们的名字;这有助于让他们感到参与感。

  • 改变语调来表达自己的温暖和个性,这是一种广播新闻工作者和舞台演员常用的技术。

 

出席。社交。真实

效率在商业中总是要优先考虑的问题,但是现在,为了沟通效果而稍微放松效率完全没有问题,甚至建议大家这样做。

在需要保持社交距离的时期,许多人会觉得有必要在个人层面上与同事建立联系。首先,当我们都在家工作的时候,就不会出现那些临时的走廊会议和饮水机前的对话。考虑到这一点,您可以考虑在会议开始时留出几分钟,以便人们重新建立社交联系、分享新闻和打招呼。花一些时间来培养社交温度。这对商业十分重要。

专家同样表示,通过视频进行交流时,最能引起共鸣的是真实感,而不是完美无缺的表现。所以,做自己吧,当然,要在商务会议的范围之内!最重要的是,要用心

 

帮助其他人加入对话

视频会议有一种正式的形式感,会使新加入者对加入会议或发言感到不自在或焦虑。为克服这种感觉,将会议视为日常谈话通常很有帮助。会议组织者可以通过直接与会议中的个人进行交谈并邀请他们加入对话来增加参与感。例如,“Jasmine,我真的很看重你的专业知识。你对这个话题有什么看法?”

 

尽早且频繁地重复信息

当前时期,啰嗦一点并非坏事。由于技术方面的考虑,人们常常很难真切地听清对话中的每个字。可能会出现连接卡顿,或者可能由于所处环境中的事情而打断(原因如前文所诉)。当然,人们也有在视频通话中说很多话的倾向,下意识的。 

无论出于何种原因,您都可以通过确认中断并留出余地来重申关键点、总结内容和后续步骤,从而使人们放心并更有效地传达您的内容。

 

最终,最后一条建议:放宽心态。

显然,有些人在组织视频会议和从较远位置(如自己家)进行演示方面有更多的经验。可能您就是如此。但是我们许多人实际上只是刚搞清楚要怎么做。让我们给大家更多的空间,避免让他们从一开始就感觉有些尴尬或不舒服。正如您一样,他们总会掌握这项技能的。

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