文章:办公人员真正需要的远程办公工具

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被线缆包围的罗技扩展坞

在混合办公模式长期持续的环境中,我们一年半前拼凑出来的临时居家办公空间并非真正的长久之计。今天,员工需要易于使用的协作工具,以保持桌面整洁有序,从而提升专注度和办公效率。

在疫情开始时,每个人都迫于无奈,不得不在缺乏 IT 部门监督的情况下匆忙自行购买居家办公设备。现在,越来越多的组织宣布转向长期远程办公或混合办公模式,IT 部门迎来了整理和优化团队工具集以提高效率、安全性和一致性的大好时机。 

但是,远程员工和混合员工真正需要哪些工具?互联网上充斥着如此多的建议,人们很难将可有可无的工具与必须拥有的工具区分开来。本指南将帮助您确定具体的必备工具。 

现在是 IT 部门为员工提供培训和支持的大好时机

不管 IT 团队是否已做好准备,他们的角色变得越来越面向团队,即致力于让团队能够更有效地开展协作,并随时随地践行安全的技术习惯。IT 专业人员可以为组织节省时间和金钱,同时还可以增强团队应对未来障碍的灵活性。这是因为,无论是持续多年的公共卫生危机还是办公室断电数天,未雨绸缪都大有裨益。

通过将工具集标准化并培训员工明智地使用其设备,IT 部门可以实现以下好处:

  • 减少员工因无法正常使用未经批准的工具而提交支持申请单的情况
  • 避免因员工自带设备而出现的安全漏洞(此类漏洞本应易于预防)。
  • 简化技术采购、设备设置和集成等流程。

 

问题是,员工真正需要什么工具?

精选 IT 时代

很明显,IT 部门在疫情期间尽其所能,在员工需要应对特殊情况时提供了强有力的支持。现在,随着组织转向更长期的混合办公和远程办公模式,IT 部门迎来了将工具集标准化和精简化的大好时机。

员工个人工具的标准化程度越高,就越容易快速启动和运行设备、解决问题并确保集成正常发挥作用。

但是,每个人都有自己的偏好,因此让员工从一众精选的已批准设备中进行选择可确保每个人都能够按自己喜爱的方式进行办公。

带有罗技扩展坞的办公空间设置

远程友好设备的必备品质

  • 顺畅的设置体验:每个工具都必须直观简便,开箱即可轻松直接设置。

 

  • 具有远程更新和排除故障功能:IT 部门应能够将更新直接推送到设备,而无需向员工发送无数提醒电子邮件。

 

  • 现代时尚的外观:远程办公工具应为商用而设计,但外观仍然很重要。员工更有可能经常使用外观和质感出众的工具。

 

  • 避免分心:并非每个员工在家中都拥有独立的办公空间,因此请寻找能够让用户快速应对干扰而无需摸索正确开关的工具。静音按钮和一键式会议控制应十分醒目且易于使用。

 

  • 用户友好的软件集成:员工可自行对网络摄像头亮度或麦克风音量等设备设置进行个性化设置,无需创建支持申请单。寻找配备用户友好软件的工具。

 

这些必备设备有助于远程员工和混合员工随时随地享受出色办公体验

  • 符合人体工程学的鼠标和键盘:每天弯腰对着笔记本电脑八小时并非健康的办公方式。符合人体工学的鼠标可以减少 20% 的手部肌肉疲劳,而符合人体工程学的带枕垫键盘可以让手腕在打字时保持自然舒适的姿势。

 

  • 高分辨率网络摄像头:如果您希望与会者在会议期间开启摄像头,则需要升级其画质欠佳的内置笔记本电脑摄像头。寻找可提供清晰画质和麦克风音质的设备,而且它们应该已获认证,可与 Zoom、Teams 和/或 Google Meet 搭配使用,并提供在通话之余使用的镜头盖。

 

  • 扩展坞:提供一款包含各种所需端口的扩展坞,帮助员工减少线缆和适配器。消除多余的线缆后,每个员工都可以享受整洁办公空间并提高效率。 

 

  • 已获认证可用于协作的音频设备:消费级耳机麦克风和免提电话无法满足办公所需。它们通常缺乏有用的会议控件,例如用于快速消除背景噪音的静音按钮。它们也可能未获得与主流视频会议平台配合使用的认证,这可能会导致设置问题和音质欠佳。选择专为远程办公打造的设备,并确保耳机麦克风在长时间会议中提供舒适佩戴体验。

更多并不代表更好

当今的工具日趋针对远程办公进行优化,其主要原因在于应对疫情影响。人们比以往任何时候都更容易找到经济实惠的多功能设备,以节省桌面空间并与协作软件无缝集成。因此,不再需要为员工购买所有设备。

在去年,自带设备是一种必要的做法。但未来,标准化和专为远程优化的工具集将减少各类 IT 问题,并使团队能够享受出色的办公体验,因此不仅仅是勉强应付办公所需。让员工从一众已获 IT 部门批准的精选设备进行选择,确保每个人都能够按自己的喜好进行自定义设置,从而实现更好的协作、舒适度并展现个人风格。

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