如何将虚拟白板添加到视频会议中

Logo hack is here. Should be removed when Pangea v2 goes live.
Pangea temporary hotfixes here
传统白板和虚拟白板的拆分图像

从疫情中走出来后,有一件事很清楚:员工将继续进行远程办公,而虚拟团队仍将是常态。由此诞生的“混合办公空间”具有诸多优势,但同时也带来一些虚拟协作相关问题。例如,白板是团队协作的主要内容。但是会议组织者在将这一重要工具整合到虚拟团队会议中时遇到了困难。有什么解决方案?

随着传统办公室被混合办公空间所取代,员工更多地进行远程办公,虚拟会议将成为常态,而非个别情况。据 Gartner 称,到 2024 年,只有 25% 的商务会议需要人员亲自出席,比疫情之前的 60% 大幅下降。Gartner 表示,全球终端用户在基于云的网络会议解决方案上的支出到 2020 年将增长近 25%但是,员工们能否在混合模式下高效地进行协作?远程办公时,他们是否拥有成功协作所需的所有工具?如果没有,IT 部门要如何支持混合环境中的虚拟协作?

为什么 IT 是在混合办公空间中实现协作的关键

对于分布式团队,在信息技术的支持下,协作需要付出更多的努力。Google Workspace 和 Microsoft 365 这样的基于云的软件均为促进协作而设计。视频技术——网络摄像头、会议摄像头以及 Zoom 和 Microsoft Teams 等云视频平台——让人们无论身在何处都能进行面对面交谈。

但仍有不同。

例如,Forrester 分析师 Andrew Hewitt 称,高管们已经意识到业务的运转不能仅仅依靠视频会议和文件共享。Roberto Torres:Salesforce 正在采用混合办公。这是企业可以效仿的方法。Hewitt 特别指出,员工们怀念使用白板进行的协作,这通常只能在实体会议中使用。

鉴于白板对于协作的重要性,IT 负责人理应考虑一下这个问题。具体说来就是如何将白板带入虚拟会议中以支持混合办公员工?

白板在协作中的作用

白板在会议中无处不在,因为它们显然有着相当重要的作用,尤其是在集思广益和进行构想的时候。白板可用于图解、说明概念、自由记录、使用便笺组织想法等等。这些协作工具拥有多种形式,包括黑板、白板墙甚至玻璃板。

在会议中,人们经常使用演示文稿、电子表格和其他文档来共享信息和主持讨论。因此,Google Workspace 和 Microsoft 365 广为应用。然而,这些工具并不适合集体讨论,尤其是在团队需要自发探索概念或将设计可视化时。

当人们想进行可视化交流时,他们通常拿起马克笔。这是,大家的注意力便都会转移到白板上。而这在虚拟会议中是一个挑战。

虚拟白板的挑战

缺少一种将白板带入视频会议的优雅方式,因此人们尝试了各种方法。例如,会议组织者将会议摄像头面对白板拍摄。但这样通常并不顺利。在白板上书写的人可能会遮挡部分视图。即使人员离开画面,眩光或倾斜的视角也可能导致白板难以被看清。 

有时在会议室中的人会为白板拍照,并将照片发送给每位与会人员。充其量,这是获得白板内容的一种最低限度的有效方法,并且无法让远程参与者积极参与白板上发生的讨论。

这样会导致每次在视频会议中使用白板时,不在房间里的人都会毫无参与感。因此,他们的意见和建议虽然有价值,但并不属于头脑风暴会议的一部分。这一切都可以改变

让每个人都可以表达观点

在混合办公模式中,组织需要让远程员工可以访问与办公室内员工相同的信息。混合远程:了解细微差别和陷阱成功的协作取决于人们分享想法的能力。多样化的观点和视角很有帮助,甚至十分必要。每个人的声音都应该被听到。

因此,虚拟协作的目标应该是让会议中的每个人都是整个会议流程的积极参与者。此时,IT 可以发挥其重要作用。通过为混合办公空间启用或改善协作体验,IT 可以采取以下措施让会议体验更加“民主化”:

  • 重新设计数字和物理办公空间,使远程员工不会产生“二等员工”之感。Stefan Hammond:混合办公不仅需要数字能力
  • 提供视频会议设备、以及 Microsoft Teams Rooms、Zoom Rooms 或 Google Meet 这样的房间解决方案、白板装备和专门设计的白板摄像头,为所有会议空间部署协作能力。


远程办公的经验让管理人员和员工均十分推崇混合办公空间的优势。不过,要继续享用这些优势,各组织将需要遵循其计划,投资于虚拟协作工具(如罗技 SC100 AI)。这样,组织和员工均可获益。

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