文章:频繁的视频会议加剧了会议疲劳

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配备视频会议专用网络摄像头的显示器插图

视频会议是在疫情期间实现远程办公的技术之一。没有视频会议技术,企业就无法轻松维持远程办公或考虑混合办公模式。另一方面,经过一年多的远程办公和频繁的视频会议,许多人已经准备减少花费在视频会议上的时间。这是视频会议本身的问题还是我们使用方式的问题?

这个系列包含两部分。在第一部分,我们探讨为什么线上会议对人们的影响与电话会议不同,以及如何减少要参加的线上会议数量。在第二部分,我们着眼于应对会议疲劳的具体策略

了解导致视频疲劳的原因

我们已经知道这样一些事实。办公室员工普遍认为,无休止的视频通话让人筋疲力尽,而且相关研究支持此看法。这个现象非常普遍,以至于“Zoom 疲劳”一词伴随着 Zoom 的普遍使用而成为一个常用短语,用于描述一整天连续进行视频会议所带来的感觉。

更准确的说法是“线上会议疲劳”https://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue。而且这是一个值得注意的问题。

欧洲工商管理学院 (INSEAD) 商学院教授 Gianpiero Petriglieri 博士表示,线上会议疲劳是由于人们被迫更多地关注非语言迹象,如音调和语调、面部表情和肢体语言,因此相比面对面会议需要花费更多精力。https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

斯坦福大学 Jeremy Bailenson 博士的研究支持这一理论。他得出的结论是,线上会议疲劳的主要原因是“眼睛过度凝视;每天有大量时间看到自己在视频中的形象;长时间被束缚在一个物理位置;以及诠释非语言迹象的难度增大。”https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html在 COVID-19 疫情之前,这种“状况”并非普遍的问题。对于刚开始远程办公以及第一次居家办公的员工来说,视频会议是生命线,可以让他们获得一种重回常态的感觉,并可与同事保持互联协作。

但是,这会否是物极必反?这里用一个类比来加以说明。

参加视频会议的人物插图

会议疲劳与电子邮件超载非常类似

要了解线上会议疲劳的问题以及潜在的解决方案,我们可以思考一下电子邮件在现代办公环境中的作用。

我们都知道电子邮件会让人感到焦虑和难以应对。源源不断的电子邮件会对工作效率产生负面影响。

但解决方案并非停止使用电子邮件。因为我们同时也认识到它对常规业务和交流意义重大。相反,合适的解决方案可能是学会何时使用和不用电子邮件。

例如,并非每次交流都必须使用电子邮件。通常,使用便捷的短信、聊天或电话功能已经绰绰有余,这有助于避免冗长的电子邮件会话。诸如此类的策略有助于人们管理电子邮件,避免超载情况。

同样的通用原则适用于视频会议。 

展示会议日历的显示器插图

更周到地使用视频会议的方式

我们已清楚视频会议的重要性,知道它会持续存在。但我们也知道,我们需要更好地管理视频会议的数量和我们的参与情况,以避免感到疲劳倦怠。

在安排视频会议之前,我们都可以采取的一个步骤是询问会议是否有必要。是否可以通过聊天功能、Slack、Google 文档、Microsoft Teams 甚至电子邮件等非同步方式处理该事项?

在决定是否需要视频会议时,需要考虑以下几个标准:

  • 您是否有许多无法通过电子邮件轻松解决的复杂问题?
  • 是否需要进行小组讨论以达成共识?
  • 您是否需要即时反馈,等不及电子邮件回复?
  • 对于无法亲自会面的人员,这是否有利于建立融洽关系?
  • 您是否需要在实时论坛中分享或讨论视觉信息,例如设计理念?
 
如果对上述一个或多个问题的回答为肯定,则适合进行视频会议。否则,您可以考虑使用其他交流方式,例如电子邮件、聊天功能或电话。
 
请查看我们的信息图了解有关对此观点的另一看法:应该采用视频会议还是电子邮件?

     

应对会议疲劳的策略

一种方法是减少或控制要参加的视频会议数量。但考虑到您可能会持续受邀参加大量会议,您还需要采用其他策略。

罗技视频协作副总裁兼总经理 Scott Wharton 表示:“我们知道,低质量的音频和视频是两个导致疲劳的因素:人们在会议期间需要费力听清楚/看清楚具体内容。幸运的是,存在解决这些问题的好方法。”

查看本系列的第二部分,了解应对会议疲劳的 10 条具体建议

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