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视频会议、会议室和 IT 消费化

员工看到了消费化的好处,但是 IT 可以吗?

配备罗技 TP100 会议室解决方案的视频会议的图示

消费化是 IT 组织多年以来面临的挑战,并且由于全球疫情的大流行,这一挑战可能正在加速发展。员工期望他们在工作中使用的技术简单、直观且设计合理,要不同于他们在家中使用的技术。但实际情况并非总是如此。

20 年前,员工对于技术的采购或设计方案几乎没有发言权。简而言之,用户体验“并不是市场的主要驱动力”。1

那么,现在发生了哪些变化?消费化对未来的 IT 决策者意味着什么?特别是,消费化将如何影响视频会议和会议室技术?

 

IT 消费化并不是新鲜事物,也并未消亡

尽管在过去几年中,围绕这一概念出现了广泛的讨论,但是早在 1970 年代末至 1980 年代初期,随着第一台个人电脑的出现,消费化的趋势就已经开始了。但是直到 2005 年左右,它才真正成为一个主题。这正是 Gartner 宣称消费化将成为“未来 10 年影响 IT 的最重要趋势”的时间点。2

分析师注意到,到 2000 年代中期,消费者便已取代企业成为了技术的主要购买者3。随着主要客户从企业转向消费者,硬件和软件供应商开始致力于满足这些消费者的需求。这是一个拥有巨大机遇的新兴市场。

消费者想要什么?三个词:简单,轻松,优雅。他们想要简单直观并且设计美观的技术。

值得注意的是,这些属性从来不是企业和政府采购者眼中的头等大事。结果,最终用户经常会觉得其需求与 IT 决策者和采购者的优先考量出现矛盾。

于是问题出现了。员工,同时也是消费者,现在有了选择权。为消费者设计的技术通常很容易适应办公环境。看一看 Dropbox、iPhone、移动应用程序和视频。 

因为他们有选择权,所以不喜欢 IT 提供的产品或服务的员工可以轻松找到适合自己的解决方案。结果就是,IT 被迫做出响应。IT 采购者可以忽略最终用户的偏好,并放任员工自行寻找解决方法;他们也可以优先考虑用户体验来制定采购决策。

事实上,一些 IT 团队已经支持员工从预先批准的技术产品列表中进行选择,以此应对这种趋势。正如 Gartner 所说,“消费化可以被接纳,这是必然趋势,无法阻止。”4

 

消费化如何改善会议体验

尽管消费化似乎让 IT 感到头疼,但大可不必。举例来说,视频会议和会议室技术正是结合了消费者喜好和 IT 需求的双赢解决方案。事实上,视频会议是消费化潜在益处的一个研究案例。

视频会议技术已存在数十年之久。不过直到不久之前,它还是非常昂贵且未得到充分利用的技术,会议室部署率徘徊在 1% 到 2% 之间。 

在过去的几年中,Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams 这种简单直观的视频会议软件应用程序以及高品质且价格适中的会议摄像头和会议室解决方案的出现,已经悄然颠覆了这一模式。 

 

对于最终用户而言,体验为王

不仅技术更方便易用且价格实惠,并且用户期望也出现了类似的发展变化:

  • 视频会议必须易于使用。

  • 员工应该可以从任何位置轻松地加入通话。

  • 软件和硬件必须始终运行良好。

  • 外观也要与性能相匹配。

  • 最重要的是,音频和视频质量必须出色自然。

员工将倾向于使用可以提供出色体验的视频会议解决方案——简单、轻松、美观——同时尽量避免使用无法提供相似体验的解决方案。

如今,这个问题更加紧迫。随着今日分布式团队的日益增加,视频已经得到越来越广泛的接受。疫情大流行进一步加速了这一进程。可以认为,现在,视频会议是远程员工之间彼此协作的一个重要方式。

随着各组织逐渐推行混合办公模式,一些员工有时会在办公室,而有些会继续留在家中办公,团队仍然分散,视频会议依然至关重要。

在这种环境下,员工将需要使用个人协作工具(如耳机麦克风和网络摄像头)在办公室的会议室会议和远程会议之间顺畅地切换。一致的会议体验至关重要。

 

从消费化中学习(并受益)

了解消费者的心态是 IT 决策者扩展其视频会议和会议室解决方案的关键。决策者应优先考虑那些专注于提供具有出色用户体验的简单轻松且美观的解决方案的提供商。 

从中受益的将不仅是员工。在各种情况下为每位用户提供一致的会议体验,还将切实减少对支持的需求和故障单数量。满足这些要求的视频会议和会议室技术不仅可以解决 IT 方面的麻烦,同时还能保持员工的生产力、参与度和效率。

_____________________________

  1. “全新的思维方式:消费化和企业软件,”TechRepublic。
  2. “Gartner 认为,在未来十年中,消费化将是影响 IT 的最重要趋势,”Business Wire(2005 年 10 月 20 日)。
  3. 引自 TechRepublic。
  4. “信息技术词汇表:消费化,”Gartner。

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