IT 部门应如何发展以支持混合办公模式

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办公桌上的视频会议设备

在全球疫情大流行初期,很明显,许多人的工作环境在长时间内会发生很大变化。尽管疫情还没有结束,但已在逐渐在消退,而且一种新常态正在形成。这种新常态对 IT 部门意味着什么?IT 部门应如何发展以支持全新的混合办公环境中的员工?

对于 IT 部门来说,灵活性是一种优势,这比过去更加显著

为了满足混合办公模式的需求,IT 部门需要响应得更加敏捷迅速,以满足快速发展的业务需求。IT 管理员需要对无法控制的情况做出迅速响应,并且这种情况可能随时随地都会发生急剧变化。

尽管已逐渐适应远程办公,但 IT 员工可能会收到很多来自于依赖技术(公司提供或自备)完成工作的员工提出的问题。为保持领先地位,IT 领导者应积极主动地进行技术部署和培训,为混合采用现场和远程办公模式的人员提供支持。

支持混合办公模式

每天,在混合办公空间中,有些员工在办公室办公,而有些则远程办公。由于员工不断在公司办公室和家庭办公室之间切换,因此这种混合模式也在变化。

为了有效提高效率,混合办公环境中的员工都需要随时随地保持与系统、应用程序和其他员工的互联。现在,协作至关重要,而且基本以虚拟形式进行。

在这种环境下,视频会议已成为开会的默认方式。实际上,到 2024 年,只有 25% 的商务会议是现场举行的会议。Gartner 表示,“全球终端用户在基于云的网络会议解决方案上的支出到 2020 年将增长近 25%”,2020 年 6 月 2 日。https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-06-02-gartner-says-worldwide-end-user-spending-on-cloud-based-web-conferencing-solutions-will-grow-nearly-25-percent-in-2020。视频的采用率在各个组织中必将继续增长。随着员工越来越适应,公司也会意识到用视频会议替代现场会议可有效节省成本。

随着视频的采用率在不断增长,人们将发现在线办公时利用视频功能的新方法。例如,协作的一个重要部分是使用白板进行头脑风暴。在过去,使用白板进行头脑风暴必须面对面进行。而如今,员工发现,只要配备合适的设备,在视频会议中也可高效地使用白板进行协作。

SC100 拍摄正在白板上书写的人员

随时随地开展视频会议

由于混合办公空间中的会议几乎都包含一些远程与会者,因此视频会议必须始终保持正常运行。会议室失去视频,这不仅仅是不方便而已。这是在拖后腿。

了解此后的趋势,IT 负责人就可以采取措施,确保其做好充足的准备。需要优先考虑的是视频会议室解决方案。每个房间(无论大小)都应该支持视频功能。私人一对一的会议也将越来越多地通过视频的方式来解决。

鉴于当前数目庞大的视频会议,IT 部门将需要自动化功能,并集中管理会议室及其包含的所有设备。幸运的是,罗技 Sync 等工具使 IT 部门可以随时随地轻松管理视频会议设备。

重新调整预算以解决远程办公问题

除获取更多的视频会议室解决方案外,IT 还应准备提升其他领域的预算。例如,更多的员工在远程办公时会需要专用的网络摄像头和耳机麦克风。 

在疫情封锁看似短暂时,人们只是充分利用已有的设备。但当公司采用混合办公模式,并且员工意识到他们可能会长期进行远程办公时,他们将需要专为业务协作和沟通打造的设备。 

IT 部门可能还需要为笔记本电脑和其他设备的更新周期制定预算。视频对电脑处理能力的需求不断增加,老式笔记本电脑在视频会议期间可能无法充分发挥作用。

安装在显示器上的网络摄像头

投资于员工效率

在进行预算讨论时,以您对 IT 安全性的思考方式来考量这些额外的需求和预算要求,可能会有一定的帮助。应投资于反恶意软件和端点保护等技术,因与安全漏洞所带来的后果相比,进行前期投资的成本最低。

与此类似,如果能避免员工因为无法有效沟通而影响效率的情况发生,那么很明显这项投资的回报是合理的。就像员工需要台式工具(例如笔记本电脑、显示器和鼠标)一样,在混合办公空间中,他们也需要个人协作工具(例如企业级耳机麦克风和网络摄像头)。

随着部分员工开始返回办公室,而另一些人则继续进行远程办公,这正是 IT 负责人着手为流动的办公环境做准备的时刻,而在此类办公环境中,视频会议的需求只会增加。现在进行投资,将获得长期的回报。

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