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文章:优化大型会议室的视频会议

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优化大型会议室的视频会议

大型会议室的实用技巧和指南

优化大型会议室的视频会议

 

大家如何看待大型会议室?情况很复杂。

一方面,大型会议室非常适合公司的某些职能,例如部门会议和季度例会。另一方面,大型会议室往往拥有更复杂的设备和设置,这对于一般会议组织者而言可能令人望而却步。

但不一定都是这样。搭配合适的视频会议解决方案,大型会议室可以像小型会议室一样容易安装、管理和使用。

那么要如何实现大型会议室的优化部署和可访问性,以便有计划地使用它们而不浪费大量时间?请关注以下五个目标:

  • 出色的图像质量

  • 清晰通透的音质 

  • 简便的 IT 管理

  • 顺畅的用户体验

  • 优化的房间设计

     

选择合适的摄像头

对于大型会议空间,至关重要的是,摄像头要能拍摄和聚焦到可能坐在距离会议室前方很远位置的人员。不只是房间远端,摄像头应同样可以拍摄到房间两侧的与会人员。

总体房间覆盖范围十分重要。对于大型房间内的会议摄像机,要覆盖整个房间通常需要具有平移、俯仰和缩放功能。结合 PTZ 能力与人工智能,让摄像头能够自动移动镜头并调节变焦。当人们在会议中四处走动时(例如起身去在白板上书写),经过 AI 强化的摄像头会自动重新调整镜头角度和变焦,将每个人都拍摄入镜。

 

提供出色的音频

音频技术的创新一直在不断改善会议室解决方案的音质。例如,波束成形麦克风和智能软件可以将用户发言分离出来,隔离背景噪音,并大幅降低多人同时发言时的相互干扰。

对于较大的房间,模块化和可扩展的音频组件的作用十分明显,能让远离摄像头的人员依然能够被清晰地听见。在大型桌面上添加麦克风也能让与会者方便地控制静音功能。

房间前置扬声器能让声音与画面来自同一方向,实现自然真实的对话体验。这看似是一个很小的细节,但是放在桌面中央的扬声器麦克风会割裂声音与视频的连接,带来一定程度的违和感。

 

简化 IT 管理

在协作办公环境中,保持大型房间的顺畅运转至关重要。有 20 人参加会议时,您最不希望遇到的就是设备因技术问题而无法正常运作。

应选择可提供设备和房间管理工具的供应商,以便于远程检查房间。一块清晰易读的仪表板来显示设备状态,能让您在问题实际造成影响之前便发现苗头。实时通知也很有帮助。

不过,当然您要考虑到所有的会议空间,而不仅仅是大型会议室。每个房间的一致性能让设备和房间管理变得更加简单和从容。

应选择一家能为从小到大的每个房间均提供一致体验的一系列房间解决方案的供应商。应确保这些房间解决方案支持您自备的计算设备。此外,如果这些房间可以共享麦克风和触摸控制器等组件,能使您更轻松地管理备件。

最后,请不要忽略线缆管理。有时一根线缆的松脱便可能造成大量的时间被浪费。而杂乱的线缆更是为此雪上加霜。这将为用户体验和 IT 效率带来负面影响。

相比之下,精心设计的隐藏式部署和布线能大幅减少此类情况的发生。

 

更好的用户体验

用户体验的重要性是显而易见的。如果员工难以接受一项技术,那一切计划便无从谈起。大型房间的用户体验往往不够好:使用困难,音视频质量不佳甚至完全无法连线。一些供应商的大型房间解决方案完全不同于小到中型房间解决方案的运作方式。

员工们希望会议工具既简单直观又设计合理。员工从小型会议室转向大型会议室会议的过程应尽量顺畅方便,开始和运行会议的操作步骤应保持一致。各房间之间一致的用户体验可以有效地提高采用率。

为使会议更加直观,一些会议室控制器可支持一触式加入会议,或者使用语音进行非接触式操作。

 

优化房间环境

在摄像头和音频系统之外,对于房间本身还有许多要考量的因素。照明、房间颜色、家具和其他环境元素都可能对整体体验带来微妙的、有时甚至是显著的影响。

以下是我们房间设计指南中的一些建议:

  • 光线均匀的会议空间有助于摄像头拍摄出拥有更准确色彩、对比度和视频清晰度的画面。

  • 应避免将摄像头面对外窗或其他强光源(如定向聚光灯)。

  • 中性的墙面颜色能大幅减少背景干扰,让通话对方保持专注于与会者。

  • 移走或避免不必要的家具、桌面物品、华丽的植物、复杂的艺术品、带反光玻璃的镜框印刷品以及不时移动的物体(如窗帘)。

  • 可考虑添加小型高桌和轻巧可移动座椅,实现大型房间的灵活配置

  • 避免使用坚硬的墙面,如金属、石材或玻璃,坚硬的表面会反射声音并影响音频质量

  • 以地毯/挂毯替代瓷砖或硬木;柔软和高挂的材料吸音效果更佳

 

创建协作办公空间

有远见的组织正致力于优化每一个视频协作空间,包括会议室、个人办公室和远程员工的家庭办公空间。

对于员工而言,在任何位置召开会议都应拥有一致的熟悉体验。在大型会议室开会应与在其他地方一样容易。时代在变化,大家不会再对大型会议室望而却步,技术不再繁琐,视频会议系统运行顺畅稳定。

您可以充分信赖基于罗技 CC5000e Plus 的大型会议室解决方案,这些会议室将如其他会议室一样易于使用和管理。

要了解如何优化大型会议空间,请访问 Logitech.com 参阅我们的房间指南

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