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文章:为视频会议优化中型会议室

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为视频会议优化中型会议室

中型会议室的实用技巧和指南

小桌子周围的视频会议设置照片

 

在您的组织中可能有各种规模的会议室。其中可能会有越来越多的微型房间或几个用于董事会会议、客户演示等目的的大型会议室。 

但是会议空间的中坚力量始终是中型会议室,通常包含 8 至 10 个座位。中等大小的房间适合三至四人的小组根据需要而分散使用。企业逐渐随着员工在家庭和办公室之间的办公地点变换而向混合式办公场所转变,这时灵活性便尤其重要。

大型组织可能拥有数百甚至数千个中型会议室,因此可扩展性至关重要。由于这些会议室对于小团队协作非常重要,因此中型会议室中的视频会议设备必须易于操作。任何人走进中型会议室开始或参加会议都应毫不费力。生产力是目标,而会议室解决方案必须推动而不是阻碍协作。

要优化中型会议室以用于会议和视频协作,请考虑以下标准。

房间配置和灵活性

中型会议室是介于小型会议室和大型会议室之间的类别,因此座位数量、房间大小、桌子形状甚至桌子的数量都可能相差很大。因此,选择足够灵活的会议室解决方案来适应不同的尺寸和配置是明智之选。

对于较小规模的房间,您可能需要一个带有内置扬声器和麦克风的摄像头,这就足够了。对于较大的房间,您可能需要在房间各处部署多只麦克风。应确保您的会议室解决方案可以同时适用于这两者。

视频会议系统和一体式视频会议解决方案

部署到中型会议室的会议摄像头类型可能是最重要的考量因素。

现在,一些组织开始选择一种新型的会议摄像头,称为“一体式视频会议系统”,可以作为独立设备使用。这些一体式会议摄像头无需连接到专用的会议室电脑,可以直接连接会议室显示器,并在内置的计算设备上运行云视频服务。

相比于模块化的视频组件和外置计算设备,视频会议系统的安装更方便,更易于管理和更新。更少的组件意味着只需少量布线的快速安装。另一个优点是:视频会议系统可以安装于墙面或者直接安装在显示器上,有效节省桌面空间,减少繁乱。

您可能确实需要使用为视频云提供商配置的专用会议室电脑来部署视频会议解决方案。那么可以考虑 CC5500e 这样的摄像头,它可以作为设备使用,也可以通过 USB 端口连接 PC 或 Mac。这种使用方法具有多功能性和面向未来的特点,让您可以根据需要在设备和 USB 模式之间自如切换。对于支持多个视频云提供商的组织来说,这也是一个不错的策略。此外,CC5500e 也是专为中型会议室而量身打造的。

镜头质量

摄像头的镜头质量和类型很重要,不应被低估。出色的光学元件能使视频会议两端的用户获得如同共处一室交谈一样的真实感受,遥远的距离不再是交流的阻碍。

考虑到房间大小和中型房间的典型配置,摄像头应能清晰拍摄和聚焦距离不同的用户。一些会议摄像头使用数字变焦,还有一些会议摄像头使用光学变焦或数字与光学变焦的组合。会议主持者往往坐在桌子的前端,因此摄像头的变焦功能需要能在房间的远端仍然保持清晰的聚焦。

电动平移和俯仰功能使摄像头可以方便地将镜头对准与会人员,无论他们位于会议室何处。有需要时,PTZ 功能还可以轻松拍摄房间一侧的广阔视野,例如当有人在白板上书写时。添加智能自动取景功能可以保持焦点集中于主题上,而无需与会者手动调整摄像头角度。

镜头的质量和功能值得深入的考量,从而选择理想的摄像头进行投资。

音频设计

在会议中,被听到与被看到一样重要。音频技术的创新一直在不断改善会议室解决方案的音质。例如,波束成形麦克风和智能软件可以将用户发言分离出来,隔离背景噪音,并大幅降低多人同时发言时的相互干扰。

对于内置扬声器、麦克风和摄像头的视频会议系统,音频设计尤为紧要。请务必仔细了解扬声器与麦克风之间的相互作用,确保没有失真或振动。供应商是否投入精力于声音工程?

可扩展的声音系统对于中型房间十分有用。如果会议室的大小各不相同(中型会议室通常是这样),那么您可能希望能添加扩展麦克风来扩大覆盖范围。 

AI 与分析

人工智能和分析技术在会议室管理领域越来越受欢迎。这些功能可以提供有关会议室占用情况、会议参与人数等方面的宝贵见解。这些见解可帮助您就会议空间和房屋资产的高效利用做出更明智的决策。

技术支持

您可以为自己的 IT 团队和与会人员减轻麻烦的一种方法是,在员工意识到问题之前,便通过远程检查会议室状态发现问题点。可以考虑使用罗技 Sync 这样的应用程序,这是一款免费的软件应用程序,提供清晰易读的仪表板和您所有房间的状态数据。Sync 还可以从任何位置远程更新软件和固件。

员工体验

员工希望会议工具既简单直观又设计合理。各个房间之间一致的用户体验可以提高采用率。一些新款的房间控制设备让员工可以一触式操作开始和停止会议,或者使用语音进行非接触式操作。

员工同样需要灵活性。借助罗技 Swytch 这样的产品,他们可以来到微型房间,连接自己的笔记本电脑,并通过任何云视频服务即时演示或加入流服务。

房间环境

在设置或设计中型房间时,除了摄像头、镜头和扬声器外,还有许多因素需要考虑,包括: 

  • 光照条件,包括自然和人工的

  • 墙壁和家具的颜色

  • 门窗的类型以及对光照和隐私的影响

  • 背景中的艺术品、植物和其他物品

  • 其他房间属性,例如建筑材料

这些主题的详细内容并不在本文讨论范围之内。要了解设计从微型房间到大型会议室的各类会议空间的相关信息,请访问 Logitech.com 参阅我们的房间指南

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