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文章:优化微型房间和小型会议室的视频会议

文章

优化微型房间和小型空间的视频会议

小型会议室的实用技巧和指南

小桌子周围的视频会议设置照片

 

小型会议室突然规模变大了。

当然不是指尺寸。小型会议室(也称为微型房间)是为小团体而设计的,每次会议最多可容纳六人,但通常为两至三人使用。这些并没有发生改变。改变的是小型会议室的数量。

弗若斯特沙利文的分析师将微型房间定义为一个约 100 至 150 平方英尺的空间,可容纳 4 至 6 人。2020 年之前,约有 10% 的会议空间符合微型房间的定义。到 2024年,根据弗若斯特沙利文的预测,大约 75% 的视频会议将在微型房间中进行。

如果您的企业或组织正在重新考虑会议室策略并准备创建更多的微型房间和小型会议空间,那么您应该考虑到这些重要条件。相比于较大的会议室,这些较小的空间有着特定的要求。

选择合适的视频会议摄像头

选择视频会议摄像头时,可能要考虑的两个重要标准是视野和整体尺寸。

在大型会议室中,会议室通常设有狭长的会议桌,人们可能坐在远离摄像头的地方。相比之下,在小型会议空间中,人们往往围坐在摄像头和麦克风附近。(即微型房间之意。) 那么必须要使用广角镜头,让所有人都能出现在摄像头的视野之中。添加平移/俯仰功能可提升视频会议另一端的人对会议桌周围所有人的可见性。

其次,较小的摄像头适合较小的空间。摄像头应相对不引人注目。如果也包含内置扬声器和麦克风这些功能,就也并不需要那么响亮或覆盖范围广。带有内置扬声器的紧凑型一体式会议摄像头是不错的选择。

务必拥有高品质的声音 

在较小的房间或空间中,您可能会想使用简单的网络摄像头。但是先别急,听完下边的内容您可能就会重新考虑了。网络摄像头中内置的扬声器(假设有扬声器)是专为单人使用而设计的。在六人会议中,这可能会是个问题。

高品质的会议摄像头还具有针对会议室优化的音频组件,让会议中的每个人都可以顺畅交流。自动音量平衡和噪声抑制功能可使洪亮和柔和的声音均能被清晰传递。另一个非常有用的功能是波束成形麦克风,可以更加精准地拾取发言者的语音。当会议空间是开放区域并且可能有很大的背景噪音时,此类音频功能便尤其重要。

管理房间和设备

随着组织中会议室数量的增加,您可能需要一种简单高效的方法来追踪这些会议室中所有硬件设备和软件应用程序的状态。

考虑到这一点,一些组织正在选择一种新型的会议摄像头,称为“视频会议系统”或“一体式设备”,它们可以用作独立设备。这些会议摄像头无需插入单独的计算设备,而是直接连接到会议室的监视器,并在自身的操作系统上运行云视频服务。相比于独立的视频和计算设备,视频会议系统的安装更方便,更易于管理和更新。

AI 和分析功能在房间的管理中也越来越受欢迎。这些功能可以提供有关会议室占用情况、会议参与人数等方面的宝贵见解。这些见解可帮助您就会议空间和房屋资产的高效利用做出更明智的决策。

主动解决技术问题

您可以为自己的 IT 团队和与会人员减轻麻烦的一种方法是,在员工致电或创建报障申请单之前,便通过远程检查会议室状态发现问题点。更好的方法是在设备无法运行或需要更新软件时立即收到通知。

可以考虑使用罗技 Sync 这样的应用程序,这是一款免费的软件应用程序,提供清晰易读的仪表板和您所有房间的状态数据。Sync 还可以从任何位置远程更新软件和固件。

简化员工体验

对于员工而言,使用体验应尽可能简单。员工希望会议工具既简单直观又设计合理。出色的用户体验可有效提高采用率,并有助于实现成功的会议室部署。

实现此目标的一种方法是部署控制台,让员工可以一键开始和停止会议。新型的房间控制器甚至可以通过用户的语音实现非接触式体验。这些控制器通常可以安装于墙面上,节省空间并保持桌面整洁。

员工同样需要灵活性。您的组织可能已经标准化了会议室的云视频提供商,但是员工有时会受邀参加一些与合作伙伴或同事的会议,需要使用其他视频应用程序。借助罗技 Swytch 这样的产品,他们可以来到微型房间,连接自己的笔记本电脑,并通过任何云视频服务即时演示或加入流服务。

优化房间环境

在设计或选择微型房间或会议区域的空间时,请花一些时间考虑以下因素: 

  • 光照条件,包括自然和人工的

  • 墙壁和家具的颜色

  • 门窗的类型以及对光照和隐私的影响

  • 背景中的艺术品、植物和其他物品

  • 其他房间属性,例如建筑材料


要了解有关为小型会议室和大型会议室部署视频会议空间的更多信息,请参阅 Logitech.com 上的房间指南

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