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在远程办公环境中打造理想办公空间

虽然远程办公模式已成为标准,但许多组织仍继续加大打造办公室空间的力度,创建支持现场员工和线上员工的混合办公空间。随着混合办公模式的涌现,组织需要优化办公空间以实现高效协作,因而需要考虑周到、用户友好的视频会议技术,而且此类技术应能方便 IT 部门进行设置、部署、扩展和维护。

相比之下,组织很难使用现有的拼凑技术优化办公室环境以实现高效协作,因为这些技术的安装和维护成本可能极其高昂,并且通常需要专门的设备和专业知识。在这些情形下,IT 和设施团队在培训、维护和支持方面承受沉重负担,同时面临员工采用率过低的情况,其结果往往会适得其反。

消除会议摩擦是目标

创建有利于在会议室之外开展协作的环境。消除摩擦至关重要,这意味着消除各种影响员工实现紧密互联和高效办公的因素。办公室摩擦的例子包括员工在需要时无法轻松找到合适的会议空间,或者在使用复杂的会议室设备时遇到诸多困难。

在理想情况下,办公室的设置应能为员工打造高效顺畅的体验,而不是带来干扰。在这方面,诸如日程安排面板等工具可以有效提升体验。日程安排面板让会议日程信息一目了然,而且不会造成干扰。它具有以下优势:

  • 通过指示灯让用户在远处便可了解会议室可用情况
  • 使员工可在需要时轻松找到合适的会议室
  • 在屏幕上提供相关信息,例如会议名称和时间

 
通过投资此类技术,您可以将有用的实时通信设备嵌入办公室的墙壁中,以很少的维护成本减少摩擦。

在每个会议室中,员工都应该能够快速轻松地在各个平台(Microsoft Teams、Zoom 等)上发起视频协作会议,不受他们的技术知识或经验水平的影响。通过投资直观易用的触摸控制器,即可获得这种便捷通用的体验,从而有效减少 IT 部门收到的支持申请单,使员工可以高效畅顺地办公。

在远程办公环境中打造理想办公空间插图

打造更优质公平的会议体验

在全新的办公环境中,我们比以往任何时候都更频繁地跨越更多界限与更多人员开展会议。与现场与会者相比,远程与会者的不平等体验是另一个摩擦的例子。因此,高品质的会议室系统已成为实现轻松访问和提升包容性的必要条件。

为了打造更优质公平、便捷自动的会议体验,需要满足几个必备条件:

  • 音频和视频组件需要根据空间的大小和布局进行优化
  • 现场与会者和远程与会者都可以在视频会议中平等地享受清晰流畅的视频体验
  • 现场与会者和远程与会者都可以在视频会议中平等地享受清晰流畅的音频体验
  • 远程与会者可以充分参与协作,例如白板协作

 
要优化办公室并实现高效协作和混合办公,需要将多种因素整合在一起。这需要采用综合方法,考虑员工在会议之前、期间和之后的体验。此外,还需要注重将现场与会者和远程与会者置于平等的地位。

其结果是有效提升员工的办公效率,并让 IT 和设施团队的角色可以从被动状态转为主动状态。对于这些团队而言,这是一个令人振奋的机会。他们可以借此展示其愿景,为组织增添价值,并让其专业知识在不断变化的时代中大放异彩。

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