充分利用您的视频会议投资

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视频会议设备

在过去几年里,视频会议呈爆炸式增长,大型组织现在每年花费数百万美元购买视频会议服务许可证。拥有 10,000 个许可证的公司每年可能需要支付 150 万至 250 万美元。这些估算值基于已发布的单个软件许可证定价,对于拥有 10,000 名用户的组织,每用户每年的许可证费用为 150 美元或 250 美元不等。实际费用可能会因具体情况而异。 但这些组织所进行的投资,是否完全得到了回报?如果没有,他们可以通过什么途径实现最大回报?

让我们看看实际情况。Microsoft Teams、Zoom、Google Meet 等视频会议软件只是所需购买的必备工具的一部分。您还要在会议室、个人协作工具和 IT 管理方面进行投资:

  • 会议室需要视频硬件:摄像头、扬声器、麦克风和控制器。
 
  • 个人需要提供音频/视频功能的设备,包括网络摄像头和耳机麦克风。
 
  • IT 管理员需要具有远程访问和报告功能的设备管理工具,以管理视频软硬件。

 

会议室设备、个人耳机麦克风和网络摄像头,以及管理应用程序对于视频会议的整体质量和体验至关重要。在本文中,我们将探讨这些工具如何帮助您从视频协作投资中获得最大价值。我们将关注三个关键问题。

您是否希望优化会议室环境?

员工在各种会议室中都能随时一键发起视频会议吗?

卓越的会议室体验会鼓励员工使用您购买的视频会议软件和音频/视频设备。您可以采取以下四个步骤来优化会议室体验。

 

  • 添加触摸控制器。通过安装在墙面或桌面的会议室触控控制器(如罗技 TP100),员工只需触摸屏幕即可发起或加入会议。他们不再手忙脚乱地弄清楚如何开始会议。
 
  • 支持各种视频会议应用程序。会议室通常有一个默认的视频会议软件。这使得加入会议变得更快捷轻松(除非您需要使用不同的服务)。罗技 Swytch 音视频切换器通过以下方法解决了此问题:使用户可插入笔记本电脑并加入各种虚拟会议或网络研讨会。
 
  • 优化音效设计。也许您已经为每个会议室购买了美观的 4K 纯平显示器。但音效如何?您可考虑使用优质的会议摄像头。CC5500e 会议摄像头便是理想选择,它具有称为 RightSound 技术的内置 AI,可以根据语音响度自动调节音量,抑制背景噪音,并随着时间的推移不断提高音质。
 
  • 将白板协作整合到视频会议中。对于头脑风暴、构思和协作,白板是理想的工具,但员工很难在视频会议中有效地加以利用。因此,我们打造了罗技 SC100 AI 白板摄像头,它由 AI 驱动,可将白板内容清晰呈现于视频会议之中。
与会者在使用白板的视频会议

您是否希望为远程员工提供支持?

员工是否拥有个人协作设备帮助提升其在各种视频会议中的参与度和协作体验?

在连接到视频会议之前,许多人会快速照一下镜子。这是人类本性。当我们出现在视频中时,都希望自己的形象和声音均处于最佳状态。参加远程会议时尤其如此。我们都希望通过笔记本电脑和个人设备进行连接的视频会议体验与现场会议体验一样自然。

您可以采取以下步骤来优化员工使用个人协作设备的体验,让所有与会者都能平等地参与协作。

  • 提供商业级外围设备。在居家隔离期间,许多员工发现了一些 IT 人员已了解的事情。消费级音频和视频设备并不是商用的理想选择,并且未针对视频会议进行优化。相比之下,罗技耳机麦克风提供员工想要的功能(如自动静音)以及 IT 部门想要的功能(如主流软件供应商的认证)。罗技网络摄像头具有更好的分辨率、每秒帧数、视野和镜头质量,并且与视频软件提供商相集成,实现顺畅的会议体验。

 

  • 提供居家办公工具包。远程员工真正想要的是一个非常近似于办公室体验的环境。IT 部门可以帮助员工的一个方法是提供一套居家办公工具,除了标准鼠标/键盘/显示器组合之外,还包括专用的耳机麦克风和网络摄像头。

 

归根结底,注重员工体验将推动更高的视频会议采用率,并有助于证明该投资的合理性。

在配备笔记本电脑和专用网络摄像头的会议室内召开视频会议

您是否希望提高 IT 部门的效率?

IT 管理员能否随时随地轻松管理会议室和设备?

在计算投资回报率时,IT 管理员部署、管理和支持视频会议和个人协作设备所花费的时间是另一个应该考虑的因素。

例如,若员工使用现成的耳机麦克风和网络摄像头,但此类工具却未获贵组织进行标准化所采用的视频会议服务的认证,则该情况可能会给员工 和 IT 部门带来诸多问题。如上所述,提供一系列已获批准和认证的居家办公工具包,可以减少发送给服务台的支持申请单数量,并在出现实际问题时简化支持流程。

您可以采取以下三个额外步骤来优化 IT 部门的角色,最大限度地减少 IT 部门在视频会议方面花费的时间:

  • 部署新的软硬件一体式视频设备。一款称为“一体式视频会议系统”的新型会议摄像头可以直接连接会议室显示器,并在内置的计算设备上运行云视频服务。使用诸如 CC5500e 等摄像头,更小的组件意味着安装更快速且布线工作很少。
 
  • 部署管理控制台以实现远程设备管理。由于要管理数以千计的会议室和设备,IT 管理员需要尽可能提高效率。借助罗技 Sync,IT 部门通过一个简单的浏览器界面即可轻松支持大规模视频部署,同时大幅减少现场排查次数和故障单数量。
 
  • 提供简单的说明视频。为员工提供 30 秒的简单视频,即可有效避免大量问题。

 

配备视频会议设备的桌面设置

最后,技术投资很少是孤立事件。视频设备投资当然也是这样。尽管您使用的视频会议平台可能是您最大的投资之一,但能否获得成功取决于许多其他因素,包括用户采用率、会议室体验和 IT 部门花费的时间。有效应对这些问题可确保您从该投资中获得最大价值。

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