为贵组织启用直观的会议室日程安排功能

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从穴居人到上班族的办公方式演变图解

从早期办公室里一排排的办公桌,到上世纪 80 年代由小隔间组成的办公场所,再到今天的混合办公模式,IT 部门一直专注于消除摩擦,以便团队可以更好地开展协作。

员工应享有轻松顺畅地查找会议室和开始会议的体验。当人们徘徊在走廊里寻找可用的会议室,或发现他们提前预订的会议室已被占用时,会导致会议延误并浪费宝贵资源。随着工作场所成为动态协作的中心,IT 部门需要一个简便直观、易于部署的解决方案,让会议室的可用情况一目了然。

员工不应浪费时间在走廊里寻找合适的会议室。IT 部门可以如何提供帮助?墙上的登记表并非为大型办公室量身打造的合适解决方案,当然也不会对混合式会议有帮助。

而且,员工使用会议室的方式也发生了变化。十年前,会议室很少配备视频功能,大多数会议完全在办公室内进行。多年来,视频会议工具开始在部分而非全部会议室中出现。

现在,混合办公已成为一种常态而非例外情况。因此,所有会议空间都必须配备直观的会议室日程安排工具。

在寻找合适解决方案的过程中,您可能已经尝试过将复杂的会议室日程面板与 iPad 等消费级平板电脑组合在一起。但由于此类平板电脑并非量身打造的工具,这种做法只会严重缩短其使用寿命。随着员工需求和技术的不断发展,寻找会议室和安排会议日程的过程也必须与时俱进。

走廊中许多会议室的门上都有问号的插图

复杂难用的会议室日程安排会给每个人带来不便

想象一下,您团队的营销经理要求某名员工立即参加一个临时视频会议以讨论敏感项目。该员工需要在没有提前预订的情况下快速找到支持视频功能的可用会议室。这时,也许唯一可用的指南是墙上显示会议室位置的地图,但它并没有说明哪些会议室已被占用。

该员工必须徘徊在走廊里敲门询问,打断正在进行的会议,直到找到合适的会议室。

糟糕的会议室预订体验会带来严重的负面影响。

  • 在员工层面上,浪费了宝贵的时间,安排会议事宜会带来不必要的压力,而且打断协作已成为常态。
  • IT 团队则可能遇到显示屏成本高昂且无法扩展,或者并非专为会议室日程安排而量身打造的情况。如果这些工具复杂难用,支持申请单可能会增加,设备也会被闲置。
  • 设施和运营团队也不能幸免,因为繁琐的部署无法满足诸如快速查找会议室和加入会议等混合办公需求。此外,未充分使用的工具会占用本可以更好地加以利用的办公空间。

 

而满足诸如以下新兴办公需求的工具则会使贵组织中的每个员工受益:快速安排会议日程,时刻就绪的显示屏,以及支持混合办公。

带有微型空间和隔间的办公室布局插图

量身打造的日程安排工具将成为常态

正如办公室总是随着历史进程和新技术而不断发展一样,混合办公模式也需要与时俱进。这包括帮助员工更轻松地预订、查找会议室和加入会议的工具。查看以下前后情景,了解量身打造的会议日程安排工具如何为整个组织带来更出色的体验。

使用触控面板安排会议室的人员的插图

如何解决常见的会议室日程安排问题:

旧方法:员工浪费时间在大厅里寻找可用的会议室。
新方法:安装在每个会议室外面的日程安排面板上有红色和绿色的信号灯,让用户在远处便可了解会议室可用情况。

旧方法:拼凑在一起的会议室日程安排解决方案非常难用,并非专为全天使用而打造。
新方法:时刻就绪的专用会议室日程安排设备提供轻松简便的日程安排体验。

旧方法:IT 部门花费过多的资源来设置和维护低效的会议室安排设备和寻路工具。
新方法:IT 部门可以快速部署日程安排设备,并且在一个简便的位置集中管理它们。

旧方法:笨拙难用的会议室日程安排设备会严重影响实际采用率。
新方法:简易直观的工具有助于员工轻松上手,快捷安排会议和查找会议室。

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