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恢复办公空间中的社交联系

在社交隔离期间,视频会议如何提高员工的参与度

正与两位女士进行视频会议的女士的图片

关于低效会议成本的文章很多。例如,Doodle 估计,低效的商务会议每年会使各公司蒙受总价值 5410 亿美元的生产力损失和员工时间损失。尽管数字令人惊叹,但此类统计数据并不能说明全部情况。在会议中花费的一些“无产出”时间实际上相当重要。

会议本质上是社交性的,而会议的这一面往往被低估。社交关系是所有员工工作生活中至关重要的组成部分。健康的社交关系还可以提高员工的参与度和忠诚度,为企业或大型组织带来益处。

不幸的是,冠状病毒疫情的大流行及其导致的许多企业封锁,严重地考验了办公室办公的社交方面。但是有个好消息。

借助视频会议功能,会议组织者可以在保持社交距离这段时期恢复社交联系。还有证据表明,视频会议不仅可以提高会议的整体效率,同时可以对下游产生积极影响,例如提高工作效率和员工参与度。

为什么社交关系在工作场所如此重要

对归属感的渴望是人类与生俱来的,工作中的归属感可以提升我们的幸福感和为组织成功做出贡献的意愿。Forbes.com 的一篇文章表示,“雇主在工作场所支持社交联系,并帮助员工彼此建立牢固的关系,有助于建立一支成功的员工队伍。”

对于员工及其工作的企业而言,健康的工作社交关系可带来许多好处:

  • 更强的创造力和解决问题的能力

  • 更高的工作效率

  • 更高的忠诚度

  • 更高的员工留任率

 

视频会议如何恢复社交关系

在保持社交距离和自我隔离期间,当即席会面和办公室日常对话没有机会发生时,社会联系的缺乏是一个问题。幸运的是,对于员工和组织而言,学术研究表明,视频会议可以有效替代那些非正式谈话,并恢复人们在保持社交距离时期错失的归属感和联系感。

根据工业和组织心理学教授 Joseph A. Allen 博士的说法,面对面会议和视频会议在整体效率和满意度方面基本相同,而电话会议的效果则差得多。原因如下:视频会议通过非语言暗示和语言对话提供了大量的“信息价值”。而这些非语言暗示,例如一个同情的眼神、一个简单的手势,对于社交关系的建立至关重要。1

事实上,在自我隔离的这段时期中,视频会议实际上可能会以疫情大流行之前未被广泛考虑过的方式有效地增加社会联系。

例如,办公人员现在通常会在自己的厨房、客厅和后院的私密场所中通过视频定期会面。在这些会议中,父母时常会被孩子们打断,因为同样的原因,大家都隔离在家。宠物也时不时客串出镜一下。我们可以看到同事们选择展示的艺术品,或者书架上的书和小摆件。所有这些同事家庭和个人生活中的细节,都能让我们彼此更加深入地了解对方。这些信息可以在同事之间建立熟悉度、同理心和更深层次的联系。

给会议组织者和 IT 经理的关键提示

了解社交网络的重要性、社交网络的成因,以及视频会议如何为远程办公者恢复社交联系,可以为会议组织者和 IT 经理提供重要的见解和建议。

1.为“会前闲谈”留出时间在会议正式开始时放松精神,同时鼓励与会者按时加入,会议组织者可以有目的地腾出时间进行一些闲谈,营造融洽的社交气氛。2

2.为计划外或非结构性会议留出时间。即席会面,例如在办公室中日常碰面时的走廊对话,有时是可以完成最重要工作的地方。3

3.缩短会议时间。保持会议简短明了,可以让您收获保持社交联系的益处,同时降低会议带来的疲劳感,这是此隔离期间的常见情况。4

4.对外界干扰做好心理准备。制定基本规则和规范,不必害怕会收到干扰。眼下,孩子和宠物的打扰可能难以避免,我们毕竟都是平凡人。

5.拥抱个性。这是一扇可以了解同事生活的窗口,帮助我们更好地了解彼此。

6.充分利用视频会议工具。专用耳机麦克风和网络摄像头可以让人们更轻松且清晰地看到和听到所有人,有效增强视频会议的优势。让对方看到并且听到您,是健康的社会联系所必需的。 

 

隔离期后

正如犹他大学的 Allen 博士所说,“我们不必因为社会距离而处于社会孤立状态。”视频会议提供了一个契机,可以增强我们很多人都错失的、但在工作场所中至关重要的社交关系。

此外,一旦“居家隔离”的命令解除,一些员工开始返回办公室,我们就可以吸取在这场疫情流行中学到的教训。我们可以将视频会议作为未来会议的主要形式,并利用它来增进彼此之间的了解和同理心。

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1 更多详情请参阅:https://meetingscience.io/the-coronavirus-and-remote-work-best-practices-for-remote-meetings/,2020 年 3 月 12 日

2 更多详情请参阅:Allen, J. A.,Landowski, N.,Lehmann-Willenbrock, N. (2014),“将会前沟通与会议效率联系起来。”Journal of Managerial Psychology,29(8),1064-1081。

3 更多详情请参阅:Allen, J. A. & Rogelberg, S. G. (2013),“经理领导的小组会议:详解如何提升员工参与度。”Group and Organization Management,38,543-569。

4 更多详情请参阅:Gerpott, F., & Lehmann-Willenbrock, N. (2015),“差异如何产生影响:团队多样性在会议流程和结果中的作用。”J. A. Allen,N. Lehmann-Willenbrock 和 S. G. Rogelberg (Eds.)The Cambridge Handbook of Meeting Science。(pp. 153-176)。纽约州,纽约市:剑桥大学出版社。

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