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IT 协助提升会议效率的 4 种方式

充分发挥您的会议潜力

任何工作都需要开会。开很多的会。商务职业人士平均每年 40% 的时间是在开会。在这些会议中,有 50% 的时间花费得毫无意义。

这是任何公司都不愿浪费的时间。并且,尽管您可能无法控制公司中的会议数量,但您绝对可以确保这些会议能够尽可能高效地进行。

作为 IT 负责人,您可以决定组织中会议的质量。团队和部门可能会发生变化,但是技术永远是每次会议中一致的一环。 借助可大幅减少干扰和提高工作效率的技术,诸多会议元素均可得到优化。

通过为每个空间配备合适的技术,您将能够支持可有效促进协作和工作效率的会议实践。 

这样的成果就是,每名参与者都能保持充分的注意力和参与度。考虑到最终用户的需求,并且相应地规划空间,你就可以帮助每个会议变得更加专注。

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召开高效有意义的会议意味着什么?

“正念”这一理念越来越受到关注。 越来越多的人在家中或办公室工作时开始专注于提升参与感、增强结果导向及提升开会效率

当我们将专注用心的理念带入会议空间时,就可以有效提高工作效率。会议按计划进行,技术按预期工作,没有人玩手机。对会议空间进行一些小的调整,您就可以获得专注高效的会议。 

 

为什么 IT 对于促进专注高效的会议至关重要?


1.用心设计的技术可以实现空间的扩展

为您的空间选择合适的技术至关重要,因为合适空间结合适当的技术,会孕育出非凡的成果。 

技术可以增强每一个会议空间,使会议流程更顺畅高效:对于头脑风暴会议室,可以选择配备一个数字白板;对于微型空间,可以选择一款可清晰拍摄会议桌前所有与会者的摄像头;对于大型会议室,可以添加一些扩展麦克风,让每名发言者都能清晰地表达观点。

技术可以帮助我们充分利用整个空间。重新审视您的每个会议空间,洞察这些空间的用途,相应进行正确的调整,从而充分释放这些空间的潜力。

2.专注的会议不受干扰

作为 IT 负责人,你很清楚,出色的工作就是不会引起用户注意的工作。当一切都部署妥善,就不会接到用户的求助或抱怨。 

出色的技术也是如此。 

出色的技术可以使会议参与者专注于会议本身,而不必分心关注是否所有人都能入镜,或者困惑于要如何共享屏幕。

技术理应直观易懂。对于参与者而言,这意味着会议室技术应该易于使用,并且无需繁杂的调节设置。对于 IT 人员,这意味着能够远程管理和更新技术,因此需要更少的直接干预。

 

3.一致的用户体验可带来出色的成果

保持简单。 

研究表明,当会议空间中的用户体验始终如一时,会议的成果会提高 22.7%。选择可以在不同会议空间提供一致用户界面的技术,也可以提高用户采用率,因为只需学习掌握一个新系统的操作即可,学习成本大幅降低。

选择技术时,针对当前已采用的软件而优化的技术始终是理想的选择。 

 

4.视频通话效果更出色

专注高效的会议的关键,始终是人与人的沟通。 

当会议参与者可以通过视频通话与对方建立真正的联系时(相比于电话会议),他们会更加专注于会议,并保持持久的专注度,因为双方均可直接看到彼此。 

为每个房间配备视频功能,你可以避免常见的远程会议坏习惯:在开会时开小差,不停查看手机或者操作电脑,使每名用户都能专注于会议的参与中。

 

使会议更专注高效

借助精心的设计并考虑到会议参与者,您可以通过一些微小的调整,为组织处理会议的方式带来飞跃式的提升。针对不同空间选择合适的直观技术,可以有效地简化会议过程,并大幅提高工作效率。

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